Документи, що надсилаються до суду в електронній формі, мають скріплюватися електронним цифровим підписом

 До суду надходять електронні повідомлення, значна частина яких є заявами учасників судових справ, які на жаль, не всі можна визнати офіційними повідомленнями.

 Нагадуємо, що в судах України з 5 жовтня 2021 року офіційно почали функціонувати три підсистеми (модулі) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (ЄСІТС), а саме – «Електронний кабінет», «Електронний суд» та підсистема відеоконференцзв’язку.

 З докладною інформацією про функціонування цих модулів можна ознайомитися за адресою: https://wiki.court.gov.ua/pages/viewpage.action?pageId=5964502 .

 Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду обмін електронними документами між судом та учасниками судового процесу забезпечується засобами підсистеми електронного суду. Процесуальні та інші документи, пов’язані з розглядом справ у суді, можуть подаватися до суду з використанням підсистеми «Електронний суд».

 Поряд з цим, до початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС процесуальні та інші документи можуть також подаватися до суду в електронній формі з використанням офіційної електронної адреси або адреси електронної пошти, з якої надійшли документи, засвідчені кваліфікованим електронним підписом.   

 Звертаємо увагу, що направлені електронною поштою документи мають повністю відповідати вимогам чинного законодавства.

 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, а також передбачає, що під обов'язковим реквізитом електронного документа розуміють обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

 Фактично, електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

 Створення електронного документа завершується накладенням електронного підпису. Електронний підпис використовується для ідентифікації автора електронного документа.

 Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (за умови додержання встановлених вимог до підпису і сертифікатів). Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами – суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

 Отриманий відповідно до закону електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) та використовується фізичними та юридичними особами – суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

 У зв’язку з цим, звертаємо увагу на обов’язковість підписання електронного документу при використанні електронного документообігу особистим електронним цифровим підписом, який надаватиме можливість ідентифікувати автора документа, а також підтверджуватиме, що відповідний документ є оригіналом.

 У випадку надходження на електронну адресу суду документу без електронного цифрового підпису його автора, такий документ не має юридичної сили, підстави для обліку, обробки та реєстрації такого документа відсутні.

 Учасники судового процесу мають змогу подати документи до суду в електронній формі двома шляхами:

1) зареєструватися у системі «Електронний суд» (https://id.court.gov.ua/) та подати документ за допомогою електронного кабінету у форматі електронного документу;

    або

2) надіслати документ з будь-якої не забороненої в Україні електронної адреси, проте обов’язково засвідчити його кваліфікованим електронним цифровим підписом (ЕЦП).

 При цьому, електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення  з текстом офіційного документа у вигляді файлу (приєднані файли), скріпленого електронним цифровим підписом. Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису (ЕЦП) не належать до офіційних.

 Таким чином, при надсиланні на адресу Яготинського районного суду документів в електронній формі вони повинні бути скріплені електронним цифровим підписом.

 Суддя                                                                                                                                       Максим НАРОЛЬСЬКИЙ