Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду Київської області

від 18.12.2020 року № 8

із змінами і доповненнями, внесеними

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду 3/1/22 від 04.02.2022

(протокол №1)

із змінами і доповненнями, внесеними

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду 3/5/22 від 26.05.2022

(протокол №5)

із змінами і доповненнями, внесеними

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду 3/6/22 від 01.07.2022

(протокол №6)

із змінами і доповненнями, внесеними

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду 3/3/23 від 21.11.2023

(протокол №3)

із змінами і доповненнями, внесенми

рішенням зборів суддів Яготинського

районного суду 1/1/24 від 01.03.2024

(протокол №1)

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу Яготинського районного суду Київської області

1.Загальні положення

1.1 Автоматизована система документообігу Яготинського районного суду Київської області функціонує відповідно до цих Засад, Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07 липня 2010 року № 2453-VI, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 в редакції від 15.06.2016 року, (відповідно до підпункту 3.1 пункту 3 рішення Ради суддів України від 12.04.2018 № 16 в силу якого, до підключення до модуля автоматизованого розподілу справ та інших підсистем, використання яких є обов'язковим для його роботи, в судах застосовуються норми Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, у редакції рішення від 15.09.2016.).

1.2 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду – Олексенко Т.В., а за забезпечення її належного технічного функціонування головний спеціаліст Нікішин П.В.

1.3 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду, які мають на це право відповідно до функціональних обов'язків користувачів автоматизованої системи документообігу Яготинського районного суду Київської області на підставі наказів керівника апарату суду.

1.4 Засади визначають загальний порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Яготинському районному суді Київської області (далі - автоматизована система), яка забезпечує :

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Яготинського районного суду Київської області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

- визначення присяжних для судового розгляду відповідно до списку визначеному ТУ ДСА в Київській області на підставі інформації поданої Бориспільською районною радою;

Зміни в 4 абзац п. 1.4 розділу І внесені відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області 3/1/22 від 04.02.2022

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої Положенням інформації для розміщення на веб-сайті Яготинського районного суду веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- роботу «Електронного суду» та забезпечення безперешкодного користування ним учасниками справи;

- передачу судових справ до електронного архіву.

ІІ. Повноваження зборів суддів, щодо здійснення автоматичного

розподілу судових справ між суддями

2.1 Збори суддів Яготинського районного суду Київської області мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи, визначені Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.

2.2 Збори суддів Яготинського районного суду мають право: 

визначати та затверджувати Засади використання автоматизованої системи документообігу суду; запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Абзац 2 п. 2.2 розділу ІІ Засад викладено в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 1/1/24 від 01.03.2024.

Слідчими суддями обрано:

Нарольського Максима Михайловича (до 16 грудня 2024 року);

Кисіль Олесю Анатоліївну (до 20 листопада 2026 року);

Савчака Сергія Петровича до 25 травня 2025 року та не довше ніж на час його перебування у відрядженні в Яготинському районному суді Київської області.

До абзацу 5 п. 2.2 розділу ІІ Засад доповнено відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 3/5/22 від 26.05.2022.

На підставі наказів голови суду (або судді, який виконує обов’язки голови суду) ці судді залучаються до виконання обов’язків слідчих суддів у вихідні та святкові дні (в порядку черговості).

2.3 У вихідні та святкові дні слідчими суддями здійснюється розгляд виключно клопотань про застосування та продовження строку запобіжного заходу у виді тримання під вартою та обшуку.

За наявності інформації щодо прогнозованого надходження до суду у вихідні та святкові дні великої кількості клопотань в рамках досудового розслідування голові суду надано повноваження наказом визначати кількість слідчих суддів, які залучатимуться до виконання своїх обов’язків у порядку черговості, конкретні дні та години, впродовж яких кожному з них розподілятимуться клопотання. При цьому, якщо клопотання в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР) були спочатку розподілені одному слідчому судді, а потім відповідно до встановленого наказом графіку підлягають розподілу іншому слідчому судді, здійснюється їх автоматизований розподіл на загальних підставах (шляхом роз’єднання ОСК перед автоматизованим розподілом).

2.4 У разі заявлення відводу (самовідводу) слідчому судді, судді, який здійснює судове провадження одноособово, його розглядає суддя, який обирається автоматизованою системою документообігу суду із загального списку суддів.

2.5 Наказом голови суду затверджується графік чергування слідчих суддів на вихідні та святкові дні щоквартально.

2.6 У виключних випадках, а саме, коли термін тримання під вартою обвинувачених (підсудних) у кримінальних провадженнях закінчується у вихідні дні або ж у перший робочий день після вихідного дня, з метою забезпечення оперативного вирішення питання щодо обрання міри запобіжного заходу, здійснювати реєстрацію вище зазначених кримінальних проваджень після закінчення робочого часу із проведенням автоматизованого розподілу справ. У випадку прогнозованого передбачення необхідності продовження розгляду кримінальних справ (проваджень), вирішення питань про обрання міри (продовження чи зміну) запобіжних заходів, як виняток, судовий розгляд може бути продовжено після завершення робочого часу, з метою дотримання принципів безперервності та розумних строків судового розгляду. За викладених вище обставин, головуючий зобов’язується попереджувати про ці обставини голову суду, а також керівника апарату суду.

2.7 Для вирішення судових справ автоматизованою системою документообігу суду визначаються судді, які мають повноваження на розгляд цих справ.

Відповідальних працівників апарату суду визначає керівник апарату суду із урахуванням посадових обов’язків та повноважень цих працівників.

2.8 У разі находження до суду справ про адміністративні правопорушення після дооформлення, такі справи передаються раніше визначеному судді (протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду).

У разі надходження до суду справи про адміністративне правопорушення, що повернулася до суду після дооформлення, яка розглядалась попередньо декількома суддями, така справа передається судді, який був першим визначений автоматичною системою документообігу суду для розгляду такого матеріалу.

Пункт 2.8 розділу ІІ Засад викладено у новій редакції відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 3/1/22 від 04.02.2022.

Пункт 2.8. розділу ІІ Засад викладено у новій редакції відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 1/6/22 від 01.07.2022.

2.9 Розподіл зазначених вище кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення здійснюється з урахуванням розділів V – VII цих Засад використання автоматизованої системи документообігу Яготинського районного суду Київської області.

2.10 Клопотання (подання) та скарги у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) передаються раніше визначеному слідчому судді. У випадку, якщо раніше визначений слідчий суддя при надходженні нових клопотань (подань) та скарг у тому ж кримінальному провадженні відсутній на роботі у зв’язку з відпусткою, відрядженням, тимчасовою непрацездатністю тощо, проводиться автоматизований розподіл таких матеріалів на загальних підставах. У разі розгляду клопотань (подань) та скарг у межах одного кримінального провадження декількома суддями при надходженні нових клопотань (подань) та скарг у цьому ж кримінальному провадженні останні передаються судді, який був першим визначений автоматизованою системою документообігу суду для розгляду таких матеріалів.

 2.11 Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

ІІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів

автоматизованої системи

3.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Яготинському районному суді Київської області визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду або осіб, що виконують їх обов’язки.

3.2 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом голови суду чи керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст Яготинського районного суду Київської області.

3.3 Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання, головним спеціалістом.

3.4 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію щодо етапів проходження справ в суді.

3.5 Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". В суді запроваджена подвійна автентифікація користувачів автоматизованої системи за допомогою логіна та пароля, а також Електронного цифрового підпису.

3.6 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.7 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

ІV Реєстрація вхідної кореспонденції

4.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

4.2 Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

4.3 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

4.4 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) /номер судової справи за порядком у поточному році/ рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 382/1503/20.

4.5 Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить, зокрема, індекс справи, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році та рік реєстрації.

4.6 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

4.7 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

V Розподіл справ між суддями

5.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Яготинського районного суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

5.2 Згідно з вимогами Положення у Яготинському районному суді застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

5.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, в т.ч. знеструмлення електромережі суду, вихід із ладу обладнання або комп'ютерних програм, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо), здійснюється головою суду або особою, яка виконує його обов'язки, між суддями, які мають на цей день повноваження на розгляд вищезазначеної категорії справ, за списком в алфавітному порядку.

5.4 Справи, що підлягають реєстрації або розгляду в неробочі та вихідні дні, розподіляються між суддями, які працюють у ці дні відповідно до наказу голови суду про виконання обов’язків слідчих суддів у вихідні та святкові дні відповідно до графіку чергування.

5.5 При здійсненні автоматизованого розподілу справ враховується коефіцієнт навантаження з розгляду судових справ суддям, які обіймають адміністративні посади.

5.6 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за сім днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

під час перебування судді у відпустці без збереження заробітної плати строком менше ніж на 7 (сім) календарних днів включно;

за 3 (три) робочі дні до початку відпустки без збереження заробітної плати, якщо її тривалість становить більше 7 (сім) календарних днів.

Частина перша пункту 5.6 розділу V Засад доповнено після абзацу сьомого та слів «під час тимчасової непрацездатності судді» двома новими абзацами восьмим та дев’ятим, відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 1/6/22 від 01.07.2022.

За один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

У дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

У разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

5.7 У разі настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, це питання вирішується у кожному конкретному випадку рішенням зборів суддів за вмотивованим клопотанням учасників судового процесу чи головуючого судді (колегії суддів).

5.8 У разі настання обставин, які унеможливлюють участь слідчого судді у розгляді клопотань органів досудового розслідування чи прокурора у кримінальних провадженнях (перебування в нарадчій кімнаті та інше), що може мати наслідком порушення строку розгляду, передбаченого КПК України, це питання вирішується за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на підставі доповідної записки судді або помічника судді.

5.9 Раніше визначеному складу суду не передаються за 3 робочі дні перед початком довготривалої відпустки (14 та більше календарних днів) наступні справи:

- клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження ( за номером ЄРДР);

- судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу;

- заяви про забезпечення та про скасування забезпечення позову, доказів, подані після подання позовної заяви.

Також раніше визначеному складу суду за 3 робочі дні перед початком довготривалої відпустки (14 та більше календарних днів) не передаються:

- кримінальні провадження, обвинувальні акти в яких були повернуті прокурору відповідно до статті 314 КПК України, і які надійшли до суду після дооформлення або після скасування ухвал суду про повернення обвинувальних актів прокурору;

- справи про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після дооформлення.

Абзац 10 п. 5.9 розділу V Засад виключено відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 3/1/22 від 04.02.2022.

Пункт 5.9 розділу V Засад, після абзацу дев’ятого доповнити новим абзацом, відповідно до рішення зборів суддів Яготинського районного суду Київської області № 1/6/22 від 01.07.2022.

Не передаються раніше визначеному складу суду за 14 календарних днів до початку довготривалої відпустки (14 та більше календарних днів) наступні справи:-заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу; заяви про відновлення втраченого судового провадження; заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

5.10 У випадках, передбачених п.5.9 цієї частини Засад, ОСК на відповідні справи створюються на основі поточних (основних) ОСК та виконується розподіл раніше визначеному складу суду (протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду). Потім відповідно до розпорядження керівника апарату суду здійснюється повторний автоматизований розподіл на підставі підпунктів 2.3.49, 2.3.50 пункту 2.3. Положення та розділу VІ цих Засад.

5.11 Не передаються раніше визначеному судді клопотання (подання), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР) зареєстровані у вихідний чи святковий день, в який відповідно до графіку затвердженого наказом голови суду чергує інший суддя. В такому випадку здійснюється їх автоматизований розподіл на загальних підставах (шляхом роз’єднання ОСК перед автоматизованим розподілом).

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (перебування у відпустці, на лікарняному, у відрядженні або в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ) вказані справи йому не передаються, а здійснюється їх автоматизований розподіл на загальних підставах (шляхом роз’єднання ОСК перед автоматизованим розподілом).

5.12 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення, автоматизованою системою автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений. Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

5.13 У разі виявлення, що ОСК на справу створена з присвоєнням неправильного індексу, на підставі доповідної записки судді, визначеного автоматизованою системою документообігу суду для розгляду такої справи, створюється нова ОСК з присвоєнням правильного індексу, а справа передається на загальний авторозподіл. При цьому неправильно створена ОСК відключається від статистичного звіту

VI Розподіл справи шляхом передачі раніше визначеному

у судовій справі судді

6.1 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

6.2 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також: 

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; 

судові справи про перегляд заочного рішення; судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені ст..ст. 431, 432, 433, 435, 438-444 Цивільного процесуального кодексу України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом; 

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України; 

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи; 

заяви про відновлення втраченого судового провадження; апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження; 

заяви про забезпечення позову, доказів. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді, якщо інший порядок не визначений зборами суддів.

6.3 Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

VII Повторний автоматичний розподіл судових справ між суддями

7.1 Повторний автоматичний розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктом 2.3.4, 2.3.32 Положення.

7.2 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник цього розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

7.3 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.41 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

7.4 За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

7.5 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

VIII Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

8.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.26 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

8.2 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Засад.

IX Визначення присяжних

9.1 Визначення (первинне або повторне) присяжних здійснюється під час реєстрації в суді передбачених законом процесуальних документів, на підставі інформації, внесеної уповноваженими особами суду та Територіального управління ДСА України до АСДС та до підсистеми обліку кадрів. Підставою для запуску процедури визначення присяжних є внесення до АСДС ухвали суду про розгляд справи або матеріалів кримінального провадження судом присяжних, підписаного електронним цифровим підписом його автора (авторів). Ручний запуск процедури визначення або повернення стану, що існував до завершення попередніх етапів процедури не допускається.

9.2 Визначення присяжних проводиться в наступних формах:

1. визначення основних присяжних для розгляду кримінального провадження;
2. визначення запасних присяжних для розгляду кримінального провадження;
3. визначення присяжних для розгляду цивільної справи.

9.3 Територіальні управління ДСА України визначають кількісний склад присяжних для кожного місцевого суду, формують та затверджують на підставі інформації отриманої від місцевих рад Загальні списки присяжних місцевих судів свого регіону, після чого вносять такі списки до підсистеми обліку кадрів.

9.4 Після реєстрації клопотання обвинуваченого або ухвали суду про розгляд кримінального провадження судом присяжних, цивільної справи, яка розглядається за обов’язкової участі присяжних, модулем автоматизованого розподілу здійснюється автоматичне визначення кваліфікованих присяжних

9.5 За результатами визначення присяжних автоматизованої системою документообігу суду формується протокол.

9.6 Заміна визначеного автоматизованою системою присяжного у цивільних справах здійснюється на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого судді у разі увільнення особи від виконання обов’язків присяжного відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

9.7 З метою дотримання передбаченого законом строку розгляду відповідної справи заміна визначеного автоматизованою системою присяжного у цивільних справах може здійснюватися на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого судді, необхідність внесення якої вирішується у кожному конкретному випадку останнім у разі неявки присяжного в судове засідання два та більше рази. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна присяжного у цивільних справах здійснюється автоматизованою системою на підставі відповідної ухвали суду.

1. X. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

10.1 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи  секретарями канцелярії суду, які мають відповідні електронні цифрові підписи. До обліково-статистичних карток на справи різних категорій зазначену інформацію вносять секретарі канцелярії суду.

10.2 Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень. Зазначений напрямок роботи в суді здійснюють помічники суддів.

10.3 Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду, або особа що виконує його обов’язки.

10.4 У районному суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення;

- у разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

1. XI. Надання інформації про стан розгляду судових справ

11.1 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

11.2 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

11.3 Виконавчий документ формується виключно в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

11.4 На веб-порталі «Судова влада України» веб-сторінці Яготинського районного суду щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи;- склад суду;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- сторони у справі; суть судової справи);

- інформація щодо стадій розгляду судових справ.

11.5 Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

11.6 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

XII. Зберігання, надсилання процесуальних та інших документів, виготовлених у суді, до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

12.1 Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи , протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

12.2 Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ. Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

12.3 Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

12.4 Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

XIII. Статистичні звіти

13.1 Автоматизована система забезпечує:

• введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
• перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
• формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
• перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
• зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
• формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
• передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:
• від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;
• формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

13.2 Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Ці Засади набирають чинності з дня, визначеного рішенням зборів суддів Яготинського районного суду Київської області, й вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Яготинського районного суду Київської області збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Керівник апарату суду                                                           Тетяна ОЛЕКСЕНКО